Офис-менеджер, администратор менеджера, помощник руководителя

Резюме № 23517, обновлено 16 апреля 2015 в 14:12,

Личные данные

Елена, 62 года

Образование: высшее

Замужем, есть дети

Место проживания: Московская обл.

Не курю

Пожелания к работе

График работы: Полный рабочий день

Занятость: Полная занятость

Не готова к переезду

Не готова к командировкам

Опыт работы

- Организация работы персонала АХО – курьеры, водители, клининг (постановка задач, контроль их выполнения, распределение обязанностей, делегирование полномочий).
- Организация и административное сопровождение встреч с контрагентами.
- Работа по обеспечению офиса товарно-материальными ценностями.
- Осуществление сбора заявок. Формирование, утверждение и контроль бюджета расходов на офисные нужды, оптимизация затрат.
- Делопроизводство: работа с договорами, актами, приказами, служебными и докладными записками, формирование и ведение электронного архива.
- Ведение и обновление электронной корпоративной базы контактов, графика отпусков, командировок и отгулов.
- Мониторинг цен поставщиков.
- Заключение договоров с поставщиками, контроль их исполнения.
- Подготовка протоколов встреч и совещаний.
- Обеспечение взаимодействия с арендодателями по всем текущим вопросам (пропускной режим, телекоммуникации, энергоснабжение).
- Координация документооборота компании, контроль согласования договоров. Работа с корреспонденцией (контроль приема и рассылки).
- Ведение и контроль процесса по обеспечению корпоративной сотовой связью сотрудников компании.
- Общий контроль за состоянием офиса, работоспособностью офисной техники. Организация проведения ремонтных работ в случае необходимости.
- Организация рабочих мест сотрудников офиса и офисного пространства (зон отдыха, переговорных, приемных и т.п.).
- Организация корпоративных мероприятий, конференций, собраний партнеров (формирование бюджета мероприятия, заключение договоров с подрядчиками, регистрация участников, оперативное решение технических вопросов).
- Ведение, координирование проекта. Ведение документооборота по данному проекту (сбор, хранение, актуализация и т.д.), подготовка и отправка писем и служебных записок, обработка входящих писем и служебных записок, связанных с работой группы, ведущей проект. Создание и ведение электронного архива документации по данному проекту (внутренняя и внешняя переписка, протоколы и первичные документы по договорам, правоустанавливающие документы, ИРД, проектная документация всех стадий, документы планирования и отчетности).
- Координация взаимодействия группы, ведущей проект, с внешними контрагентами. Сопровождение заключения договоров.
- Осуществление текущего контроля выполнения графика развития проекта, информирование руководителя подразделения об отклонениях и причинах отклонений от графика. Внесение корректировки в график.

пользователь ПК, работа с пакетом программ MS Office, Интернет, Outlook

Образование

Высшее, Московский технологический институт пищевой промышленности, по специальности Хранение и переработка зерна, с 1979 по 1984 г.

Личные качества

пунктуальность, ответственность, быстрая обучаемость, коммуникабельность, целеустремленность, умение работать в команде и быстро реагировать на изменения, желание повышать профессиональный уровень, способность создать в офисе комфортную психологическую обстановку, повышающую работоспособность персонала

Специализации

Персонал офиса, АХО Управленческий персонал
Персонал офиса, АХО Делопроизводство
Персонал офиса, АХО Оформление документов
Персонал офиса, АХО Помощник руководителя
Персонал офиса, АХО Прием звонков, call-центр